Смысл любого бизнес-мероприятия, будь то конференция, выставка или семинар, — это люди. Владельцы площадки, организаторы или участники, у всех есть свои цели и интересы, связанные и предоставлением информации, услуг или товаров. Но если бы мероприятия ограничивались только этим, то смысла в этом было бы мало – в эпоху цифровизации проще снять ролик, сверстать онлайн-каталог, собрать тематический контент на лэндинг.
И опять всё сводится к тому, что главное – посетители. На отраслевых мероприятиях встречаются заказчики и исполнители, продавцы и покупатели, расширяются клиентские базы, выстраиваются отношения между партнёрами, заключаются сделки. Всё это идёт на пользу бизнесу. Но для продуктивного сотрудничества, помимо того, чтобы о нём услышать из основных каналов мероприятия, необходима более детальное обсуждение в спокойной обстановке. К сожалению, большинство организаторов упускают это из виду, оставляя небольшие общие зоны отдыха, вроде курилок и нескольких диванчиков у лотка с кофе, вместо обустройства комфортной среды для важных гостей и ВИП-персон.
Бизнес-залы идеальное пространства для отдыха и работы тех, для кого время – деньги. Обычно, это отдельное помещение или полноценное пространство, в которое нет доступа у всех участников и посетителей мероприятия. Для получения доступа к бизнес-пространству нужно либо заплатить (например, купить более дорогой входной билет), либо получить особые привилегии от организаторов.
Разберём, из чего складывается грамотный бизнес-зал и почему к её оснащению стоит подходить всерьёз.
Что такое бизнес-залы и почему они важны?
Кажется, что бизнес-зал – просто роскошная зона отдыха, где пластиковые стулья заменены на кресла. Но всё же это пространство создаётся для людей, которые даже, отдыхая, работают. Однако это не отменяет основные запросы.
От бизнес-залов людям нужно:
- Где-то сесть между сессиями, не покидая площадку
- Поработать с ноутбуком или ответить на звонки
- Перекусить и выпить кофе
- Провести встречу с партнёром
- Просто отдохнуть от шума и большого скопления людей.
Одна и та же площадка должна вмещать все эти сценарии. Поэтому пространство делят на секторы: зона отдыха с мягкой мебелью, рабочие места со столами, зону напитков, переговорный уголок. Чем чётче разделение, тем комфортнее гостям и тем меньше хаоса.
И всё же бизнес-зал — это обособленное пространство с ограниченным доступом. Здесь тише, чище и продуманнее, чем в общем зале. И мебель здесь другая.
Ключевые отличия бизнес-зоны:
- Сниженный уровень шума и контроль доступа
- Качественное освещение и климат-контроль
- Мебель, рассчитанная на длительное пребывание
- Наличие технологий — розеток, зарядок, точки интернет-доступа
- Отдельная зона питания.
Обычный зал ожидания живёт по принципу «пришёл, сел, ушёл». Бизнес-зал рассчитан на то, что человек проведёт здесь час, два, а то и больше. И это время он хочет потратить с пользой или хотя бы с комфортом.
Основа любой зоны отдыха – мягкая мебель. Здесь важно не количество посадочных мест, а их качество. Кресла с регулировкой наклона спинки и подголовником, небольшие диваны с раздельными местами, пуфы и оттоманки для короткого отдыха. Журнальные столики с прочным покрытием, которое не боится ни влажной уборки, ни случайных царапин.
Мебель в лаундже должна выдерживать постоянную нагрузку. Люди садятся, встают, пересаживаются, ставят сумки, кладут ноутбуки. Дешёвая обивка и хлипкий каркас выйдут из строя за пару месяцев активной эксплуатации.
Не всем нужен только диван. Многие приходят с ноутбуками и планируют работать. Для них нужны столы — обычные или трансформеры, которые легко переставить под нужную конфигурацию. Кресла с анатомической спинкой, чтобы спина не уставала за час сидения. Если площадь позволяет, стоит предусмотреть акустические кабины или боксы — небольшие изолированные места для звонков и видеовстреч.
Отдельный момент — электрика. Розетки и USB-порты должны быть встроены в столы или находиться рядом. Искать свободный разъём под столом в другом конце зала — то ещё удовольствие.
Барные стойки с высокими стульями, влагостойкие столы, нижние модули с замками для хранения запасов служат для организации зоны питания. Столешницы, в которые можно встроить кофемашину, кулер или витрину с закусками. Эта зона самая «мокрая» и самая интенсивная по нагрузке, поэтому материалы здесь нужны соответствующие — влагостойкие и устойчивые к частой уборке.
Почему серийная мебель часто не подходит
Стандартные решения из магазина хороши, когда нужно быстро и дёшево обставить типовое помещение. Но у зон отдыха и бизнес-залов почти всегда есть особенности.
Помещения редко бывают идеально прямоугольными. Колонны, ниши, нестандартные углы, разная высота потолков — всё это делает готовую мебель неудобной или вовсе неприменимой.
Ещё один момент — технологии. Встроить зарядку в готовый стол сложно. Проще заложить её на этапе проектирования. То же касается систем вызова персонала, датчиков присутствия, подсветки.
Индивидуальный проект решает эти задачи заранее. Конструкция учитывает геометрию помещения, нагрузки, требования к пожарной безопасности и санитарные нормы. В результате мебель служит дольше и не требует постоянного ремонта.
Коротко о главном
Если стоит задача оборудовать зону отдыха на мероприятии или бизнес-зал, полезно держать в голове несколько вещей.
Продумать сценарии заранее
Кто и как будет использовать пространство: только сидеть, работать, есть, встречаться? От этого зависит набор мебели.
Разделить потоки
Люди, которые едят, не должны мешать тем, кто работает. Лаундж и зона питания — разные секторы.
Заложить электрику
Розетки, USB, wi-fi — всё это планируется до изготовления мебели, а не после.
Выбрать материалы под нагрузку
Влагостойкие поверхности для зоны питания, прочная обивка для лаунджа, безопасное стекло для перегородок.
Учесть уборку
Мебель должна выдерживать частую влажную уборку и дезинфекцию, не теряя вид.
Бизнес-зал — это пространство, где ВИП-посетители проводят время и формируют впечатление о событии или месте. Продуманное зонирование, подходящие материалы и индивидуальный подход к изготовлению мебели и оборудованию делают такую зону по-настоящему рабочей.
Когда человеку удобно сидеть, есть где зарядить телефон и не приходится кричать, чтобы его услышали, — он запомнит не только программу мероприятия, участников, площадку и организаторов, но и получит пользу от проведённого времени в зоне работы и отдыха. А это и есть главный результат грамотно оборудованного пространства.